proyecto

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Tipos de proyectos

Existen múltiples clasificaciones de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y públicos .

• Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad económica y obtener ganacias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos.
• Proyecto público o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la población objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero.Los promotores de estos proyectos son los estados, los organismos multilaterales, las ONG y también las empresas, en sus políticas de responsabilidad social.

Otras formas de realizar la clasificacion de los proyectos son las siguientes:

• Basándose en el contenido del proyecto
  • Proyectos de construcción
  • Proyectos de Informática
  • Proyectos de desarrollo de productos
  • Proyectos de desarrollo de organización
  • Proyectos Logísticos
  • Proyectos de Marketing
  • Proyectos Comunitarios
  • Proyectos culturales
• Basándose en la organización participante
  • Proyectos Internos
  • Proyectos de departamento
  • Proyectos de unidades cruzadas
  • Proyectos externos (de imagen corporativa)
• Basándose en la complejidad
  • Proyectos Simples
  • Proyectos complejos
  • Programas
  • Mega proyectos

Etapas de un proyecto

Ciclo de un proyecto

• La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones  :
  • Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toma medidas al respecto.
  • Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
  • Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados.

• Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignación o requerimiento de personal respectivo.

• Ejecucion: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.

• Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.

Documentación de un proyecto

1 Importancia.

2 Informe técnico.

2.1 Plan estructurado del proyecto. (Marco Lógico)

2.2 Plan de control de personal.

2.3 Otros planes.

2.4 Manejo de recursos.

3 Informe administrativo.

3.1 Plan organizacional del proyecto.

3.2 Plan de gastos / plazos.

3.3 Plan de actividades del personal.

3.4 Plan de gestión de riesgos.

3.5 Otros planes.

4 Manuales de un proyecto.

4.1 Manual técnico.

4.2 Manual de usuario.

4.3 Manual administrativo.

FASES DE UN PROYECTO

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas¹:

• Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
   
• Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
   
• Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.
   

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

• Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
   
• Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
   

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia del perfil comercial en el apartado de oferta.

Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:

Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.

A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una aplicación informática¹:

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:

1. Decisión de acometer el proyecto.
2. Nombramiento del jefe de proyecto.
3. Negociación de objetivos.
4. Preparación.
5. Ejecución.
6. Información.
7. Control.

Dentro de la preparación, se integrarían actividades como la descripción de actividades, identificación de recursos, valoración de los mismos -presupuesto-, planificación y eventual reconsideración de los objetivos.

 
IMPLEMENTACION DE UN PROYCTO

• R&I (Recepción e inspección)

  "R&I" (Recepción e Inspección) se refiere a la verificación de la conformidad del trabajo de acuerdo al pedido definido en el archivo de diseño validado. R&I es un proceso riguroso y metódico que se lleva a cabo al recibir el pedido. Se realiza de acuerdo con el archivo de inspección establecido por el cliente, un compilado de documentos que estipula la forma en que debe inspeccionarse el trabajo. A veces, el período R&I es considerado temporario, cuando transcurre durante el lapso de tiempo denominado Período de garantía.

  Una vez que el período de garantía expira, finaliza esta etapa con la elaboración de un recibo (copia del recibo final) firmado por el contratista y el cliente. Dicho recibo contiene los comentarios del cliente y, si es pertinente, el rechazo por parte del cliente a aceptar el trabajo en caso de que no se haya cumplido con las especificaciones.

• Prueba

  La prueba consiste en la verificación de conformidad de los servicios del trabajo con respecto a las especificaciones técnicas del cliente.

• Instalación

   

  • Sitios pilotos

    La creación de sitios pilotos permite probar el trabajo en sus dimensiones técnicas y en términos de su organización y respuesta del usuario. La experiencia de los sitios pilotos permite la preparación para la puesta en funcionamiento, un mejor entendimiento de los requisitos y una temprana identificación de las dificultades.

  • Puesta en funcionamiento

    Esto hace referencia a la puesta en funcionamiento masiva en el lugar donde se encuentra el usuario final. Una puesta en funcionamiento exitosa en los sitios pilotos no significa que automáticamente la puesta en funcionamiento general sea exitosa. De hecho, durante la experimentación, los usuarios tienen una motivación que los usuarios finales no poseen. Además, cada funcionamiento defectuoso del trabajo se registra durante la experimentación. La puesta en funcionamiento generalmente implica cambios en la forma en que trabajan los usuarios, lo que se convierte en un obstáculo para la aceptación del producto por parte de los usuarios. De hecho, los usuarios finales generalmente buscan una motivación física en sus vidas profesionales (un incremento en sus ingresos y en su posición jerárquica) y una seguridad en su trabajo. Un cambio en sus hábitos de trabajo es un obstáculo para estos objetivos.

    Así, "gestión del cambio" se utiliza para referirse a todos los elementos que permiten asegurarse que los usuarios finales utilizarán verdaderamente el producto, y por lo tanto, cambiarán sus hábitos. Este término, abarca, entre otras cosas, la capacitación de los usuarios en la utilización del producto, como también la asistencia técnica al usuario (línea de ayuda).

    Por otro lado, si el proyecto está diseñado para un gran número de usuarios finales, no siempre es factible pasar directamente de la experimentación a la puesta en funcionamiento general. Dependiendo del trabajo, podría ser necesario realizar pruebas incrementales de los resultados, es decir, simular un número de usuarios que se incremente gradualmente para poder estimar si el producto es potencialmente capaz de tolerar el resultado final (uso simultáneo por el número de usuarios provistos en las especificaciones).

• Capitalización

  La fase de capitalización consiste en hacer un inventario del producto basado en su aprovechamiento, es decir, almacenar el conocimiento técnico derivado del proyecto de manera que se pueda mejorar la eficiencia en la administración para proyectos futuros. Así, es indispensable, al final de un proyecto, organizar los "recuerdos" de esta información y permitir que se puedan recuperar. Este proceso de organización se denomina "gestión del conocimiento", generalmente abreviado "KM" por sus siglas en inglés.

  Una rendición de informes es muy útil para todos los involucrados, ya que permite repasar todas las variaciones del proyecto y las medidas tomadas para su corrección.

• Mantenimiento

  Mantenimiento se refiere a todas las operaciones de modificación llevadas a cabo en el software operativo, dejando sus funcionalidades básicas intactas. Así, el mantenimiento permite mantener un sistema en operación mientras corrige anomalías en el trabajo y tomar en cuenta los pedidos de mejoras del usuario.

  Generalmente, se hace una distinción entre mantenimiento correctivo, que consiste en corregir errores del sistema, y mantenimiento actualizado, que consiste en la modificación del sistema para agregarle nuevas funcionalidades.